Старший директор по информационным технологиям ВШЭ Андрей Шевцов«К2 полностью изменил способ предоставления электронных услуг нашим потребителям, выведя его на новый, прежде недосягаемый, уровень. Сейчас мы автоматизируем новые процессы, управляем ресурсами и системами с максимальной эффективностью».

Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» (НИУ ВШЭ) — исследовательский университет, осуществляющий свою миссию через научно-образовательную, проектную, экспертно-аналитическую и социокультурную деятельности на основе международных научных и организационных стандартов.

4 кампуса в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде и Перми, более 7000 преподавателей и исследователей, 35000 студентов и аспирантов, более 65000 выпускников.

Официальный вебсайт компании: https://hse.ru/

Проблемная ситуация

Быстрый темп развития университета, рост образовательных программ, количества преподавателей и студентов, сетевой и компьютерной инфраструктуры потребовал кардинальной перестройки механизма оказания услуг ИТ службы и приведения уровня данного сервиса к самым передовым мировым стандартам.

Отсутствие автоматизации при оказании ИТ-сервисов, непрозрачность процессов оказания услуг, отсутствие должного уровня контроля, значительные затраты времени специалистов и линейных руководителей на выполнение рутинных операций, неполнота справочной информации, разрозненность и многообразие используемых систем, — все это существенно затрудняло использование информационных технологий внутри Университета и приводило к недовольству пользователей. Для эффективного управления информацией требовалось существенно повысить уровень зрелости ИТ-технологий, который бы соответствовал уровню динамизма и сложности процессов НИУ ВШЭ.

Решение

Проект по разработке интерактивного портала самообслуживания работников НИУ ВШЭ с использованием технологий BPM и платформы К2 стал решением данных проблем. Данный проект поменял не только способ оказания ИТ услуг, выведя их на современный уровень, но и изменил сознание и самих потребителей электронных услуг. Прозрачность исполняемых процессов, отслеживание их состояний в режиме реального времени, удобная навигация по каталогу услуг и интерфейсам системы, доступность информации «на кончике пальца» в любой точке земного шара с любого устройства, уведомления и напоминания по электронной почте и смс, возможность оценивать качество выполненных услуг и многое другое позволило пользователям оценить преимущества нового подхода.

Критерий, при котором заполнение даже самой сложной заявки пользователем не должно быть более 1-2 минут, позволил тщательно проанализировать используемую пользователем информацию, наладить интеграцию с максимальным количеством справочников и смежными системами, запрашивая у пользователя только сутевую часть его обращения, автоматически заполняя все остальное. Использование продукта разработки интерфейсов без программирования K2 smartforms позволил быстро создать необходимые автоматизированные рабочие места силами специалистов НИУ ВШЭ и повторно использовать сделанные наработки в новых проектах.

В результате, Портал самообслуживания работников НИУ ВШЭ стал одним из ключевых и критически важных приложений Университета. С помощью Портала самообслуживания в настоящее время, помимо ИТ-услуг, оказываются и услуги других служб Университета – Административно-хозяйственной службы, Управления делами, Правового управления, Управления персонала и список на этом не заканчивается.

В 2016 году проект стал лауреатом Национальной премии «ИТ-Лидер» в категории «Образовательные учреждения», что явилось подтверждением правильности сделанного вектора развития и выбора BPM K2.

Технологии

  • K2 blackpearl7, K2 smartforms 4.7;
  • MSSQLServer + SSRS;
  • Microsoft Exchange;
  • ActiveDirectory.

Контакт

НИУ ВШЭ:
Андрей Шевцов,
Старший директор по информационным технологиям
+7 495 771 3232

К2РУ ООО:
Андрей Холинов,
Генеральный директор
+7 499 712 0175