НИУ ВШЭ

Старший директор по информационным технологиям ВШЭ Андрей Шевцов«К2 полностью изменил способ предоставления электронных услуг нашим потребителям, выведя его на новый, прежде недосягаемый, уровень. Сейчас мы автоматизируем новые процессы, управляем ресурсами и системами с максимальной эффективностью».

Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» (НИУ ВШЭ) — исследовательский университет, осуществляющий свою миссию через научно-образовательную, проектную, экспертно-аналитическую и социокультурную деятельности на основе международных научных и организационных стандартов.

4 кампуса в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде и Перми, более 7000 преподавателей и исследователей, 35000 студентов и аспирантов, более 65000 выпускников.

Официальный вебсайт компании: https://hse.ru/

Проблемная ситуация

Быстрый темп развития университета, рост образовательных программ, количества преподавателей и студентов, сетевой и компьютерной инфраструктуры потребовал кардинальной перестройки механизма оказания услуг ИТ службы и приведения уровня данного сервиса к самым передовым мировым стандартам.

Отсутствие автоматизации при оказании ИТ-сервисов, непрозрачность процессов оказания услуг, отсутствие должного уровня контроля, значительные затраты времени специалистов и линейных руководителей на выполнение рутинных операций, неполнота справочной информации, разрозненность и многообразие используемых систем, — все это существенно затрудняло использование информационных технологий внутри Университета и приводило к недовольству пользователей. Для эффективного управления информацией требовалось существенно повысить уровень зрелости ИТ-технологий, который бы соответствовал уровню динамизма и сложности процессов НИУ ВШЭ.

Решение

Проект по разработке интерактивного портала самообслуживания работников НИУ ВШЭ с использованием технологий BPM и платформы К2 стал решением данных проблем. Данный проект поменял не только способ оказания ИТ услуг, выведя их на современный уровень, но и изменил сознание и самих потребителей электронных услуг. Прозрачность исполняемых процессов, отслеживание их состояний в режиме реального времени, удобная навигация по каталогу услуг и интерфейсам системы, доступность информации «на кончике пальца» в любой точке земного шара с любого устройства, уведомления и напоминания по электронной почте и смс, возможность оценивать качество выполненных услуг и многое другое позволило пользователям оценить преимущества нового подхода.

Критерий, при котором заполнение даже самой сложной заявки пользователем не должно быть более 1-2 минут, позволил тщательно проанализировать используемую пользователем информацию, наладить интеграцию с максимальным количеством справочников и смежными системами, запрашивая у пользователя только сутевую часть его обращения, автоматически заполняя все остальное. Использование продукта разработки интерфейсов без программирования K2 smartforms позволил быстро создать необходимые автоматизированные рабочие места силами специалистов НИУ ВШЭ и повторно использовать сделанные наработки в новых проектах.

В результате, Портал самообслуживания работников НИУ ВШЭ стал одним из ключевых и критически важных приложений Университета. С помощью Портала самообслуживания в настоящее время, помимо ИТ-услуг, оказываются и услуги других служб Университета – Административно-хозяйственной службы, Управления делами, Правового управления, Управления персонала и список на этом не заканчивается.

В 2016 году проект стал лауреатом Национальной премии «ИТ-Лидер» в категории «Образовательные учреждения», что явилось подтверждением правильности сделанного вектора развития и выбора BPM K2.

Технологии

  • K2 blackpearl7, K2 smartforms 4.7;
  • MSSQLServer + SSRS;
  • Microsoft Exchange;
  • ActiveDirectory.

Контакт

НИУ ВШЭ:
Андрей Шевцов,
Старший директор по информационным технологиям
+7 495 771 3232

К2РУ ООО:
Андрей Холинов,
Генеральный директор
+7 499 712 0175